PROCESSUS DE PLANIFICATION ET DE GESTION DE PROJET
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SOMMAIRE
INTRODUCTION
I- Qu’est-ce qu’un projet ?
II- Pourquoi réalise-t-on un projet ?
III- Processus de planification et de gestion du projet.
1- L’ENQUETE
2- L’ANALYSE
3- LA PLANIFICATION
4- L’ACTION
5- L’EVALUATION
6- L’EXPLOITATION
CONCLUSION
INTRODUCTION
Un grand nombre d’individus et d’organisations fonctionnent mois après mois sans but précis, sans véritablement avoir connaissance :
- De ce qu’il est nécessaire de faire pour eux-mêmes ou pour leur communauté.
- Des aspirations de leurs membres.
- Des besoins de l’individu lui-même ou de l’organisation.
- De la voie à suivre pour aboutir à des résultats fiables.
Ces personnes et organisations arrivent parfois à faire des choses, mais bien souvent elles n’ont pas beaucoup de résultats concrets à présenter pour témoigner de leurs efforts.
Les raisons principales de ces maigres performances résident sans aucun doute, dans les difficultés qu’elles rencontrent pour le choix de leurs projets et surtout, dans la non maîtrise du processus de planification et de gestion des projets.
Comment vaincre ces obstacles ?
Y répondre revient à proposer une méthode de gestion de projets efficace, qui produit des résultats manifestes et d’utilité avérée : objet de notre étude.
I– Qu’est-ce qu’ un projet ?
Le projet est l’étude et la conception :
- d’une idée en vue de sa réalisation,
- d’un but que l’on se propose d’atteindre.
II– Pourquoi réalise-t-on un projet ?
La réalisation d’un projet, que ce soit de façon individuelle ou en groupe, pour des intérêts privés ou communautaires, permet de :
- Faire quelque chose de constructif.
- Mener une action concrète.
- Rehausser son image de marque personnelle ou celle du groupe.
- Orienter ses efforts et son efficacité vers des résultats tangibles et utiles.
III– Etapes de planification et de réalisation d’un projet.
L’une des méthodes, la meilleure à notre sens, pour mettre en place un projet voué au succès, est celle que nous vous proposons et qui se développe en six étapes que sont :
1- l’enquête.
2- L’analyse.
3- La planification.
4- L’action.
5- L’évaluation.
6- L’exploitation.
1- L’ENQUETE
Mener une enquête approfondie est la meilleure façon de découvrir ses propres besoins ou ceux de la communauté, et de recenser les projets qui conviennent.
La mise sur pied d’une commission, dans le cas d’un groupe, est donc nécessaire. Elle se chargera de conduire cette enquête qui doit comprendre des questions sur les problèmes et les besoins des cibles.
Pour remplir cette mission, différents types d’enquête s’offrent à Cette commission :
* Le sondage d’opinion :
parcourir les rues et interroger les passants
* L’enquête menée parmi les leaders :
poser des questions à des groupes variés de leaders dans la communauté.
* L’enquête représentative :
poser des questions à une tranche représentative du public .
* L’enquête menée dans un groupe de discussion :
assister à une réunion publique où des experts discutent des problèmes qui intéressent la communauté.
Le choix des questions est très important dans la réussite de l’enquête ; l’on préparera donc des fiches dont le questionnaire s’inspirera des types de questions suivants :
- Vrai ou Faux, Oui ou Non : une seule réponse est requise dans ce cas.
- Choix multiple : on offre différentes réponses à choisir.
- Factuel : demande une réponse spécifique ou des faits
- Opinion : demande un point de vue, un avis.
- Liste des priorités : une liste des besoins est présentée ; il faut les classer par ordre de priorité
2- L’ANALYSE
Après l’enquête, l’on analyse les résultats et établit la liste des besoins de la cible ; ces besoins seront examinés et classés par ordre d’importance avant de dresser par ordre de priorité la liste des projets retenus et qui doivent être traités en urgence. A ce stade, les questions suivantes peuvent être posées :
- Le projet a-t-il de la portée ?
- Intéresse-t-il ceux qui doivent le réaliser ?
- Existe-t-il une main-d’œuvre suffisante ?
- Un projet similaire n’ a-t-il pas été réalisé ailleurs et le rapport de ce projet a-t-il été examiné ?
- Le projet peut-il être exécuté par une seule personne ou un comité est-il requis ?
- Requiert-il des compétences particulières et les avons-nous ?
- Qui le financera ?
- Pourra-t-il être achevé avant que l’intérêt des membres ne se relâche ?
- Le projet n’est-il pas en contradiction avec nos finalités ?
Bien que l’on doive agir immédiatement pour résoudre les problèmes révélés par l’enquête, le fait même d’avoir organisé l’enquête, de l’avoir analysée et d’avoir annoncé les résultats constitue une contribution communautaire positive.
Un rapport d’enquête contenant les résultats de l’analyse doit donc être préparé et remis non seulement à l’organisation, mais aussi aux leaders communautaires (Maire, Président d’association ou d’ONG, Sous-Préfet, Préfet, etc.) et aux médias.
3- LA PLANIFICATION
La planification consiste à évaluer maintenant, ce qui doit être fait dans l’avenir pour atteindre ses buts et satisfaire pleinement ses propres aspirations ou celles de l’organisation et de la communauté.
Un plan d’action ne doit pas être un calendrier d’activités qui indique seulement l’activité et le moment où il faudra la mettre en place. Il doit répondre à certaines questions essentielles :
a- Pourquoi le projet existe-t-il ? – La mission ou la raison d’être.
b- Sur quoi va-t-on concentrer les efforts ? – Les domaines de résultats ou domaines-clés.
c- Que voulons-nous accomplir ? – Les objectifs.
d- Qui en sera responsable ? – Le responsable nommé.
e- Quand faut-il l’introduire et jusqu’à quand ? – Les délais.
f- Combien cela coûtera-t-il ? – Le budget.
g- Comment voulons-nous y parvenir ? – Les stratégies.
h- Quelles démarches suivre pour chaque stratégie ? – Les étapes d’action.
Ainsi la planification comprendra les éléments suivants :
* La mission ou la raison d’être du projet.
Il est très important d’établir la raison pour laquelle l’on organise le projet. Les finalités doivent être définies en une seule phrase facilement comprise par toutes les personnes participant à sa réalisation.
* Les domaines-clés d’activité.
Le projet sera divisé en différents domaines de résultats tels que :
- les finances,
- la promotion,
- les archives,
- l’administration,
- etc.
qui déterminent à quoi les responsables consacreront leurs efforts, temps, talents, énergie et argent.
Les domaines-clés mettent en évidence les résultats et non pas les activités.
* Les objectifs de chaque domaine
Des objectifs sont établis pour chaque domaine-clé. Ce sont les éléments de base pour déterminer quelles activités seront organisées. Ils aident aussi à établir des critères en vue d’évaluer ces activités.
Un objectif est l’énoncé clair d’un résultat à obtenir. Il commence par un verbe d’action à l’infinitif et doit être ‘‘SMART’’ c’est-à-dire :
- Spécifique
- Mesurable
- Accessible
- Réalisable
- Temps déterniné
* Les stratégies pour réaliser chaque objectif.
L’objectif va être divisé en plusieurs petites stratégies qui sont des actions diverses qui doivent être entreprises pour le réaliser.
Il faut définir des stratégies claires, fixer des délais pour sa réalisation, indiquer qui en est responsable, définir le coût maximum à lui consacrer.
* Les étapes d’action de chaque stratégie.
Les stratégies sont, à leur tour, divisées en petites actions qui indiquent avec exactitude ce qu’il faut faire et qui en est responsable ; ce sont les actions élémentaires entreprises pour mener à bien la stratégie.
Lorsque le plan d’action sera achevé, l’on aura besoin des renseignements suivants pour sa rédaction finale :
- Une liste des activités ou actions dans un ordre chronologique
- Un plan d’exécution
- Un budget
- Une brève description des fonctions des membres des commissions
- Une liste des organisations extérieures, des ressources et des personnes qui participent au projet.
Après avoir soumis le plan à ses dirigeants, l’organisation doit l’approuver et s’engager à soutenir le projet.
4- L’ACTION
Le projet est maintenant mis en place et tous les participants remplissent activement leur part de responsabilité. La phase d’action fait intervenir des qualités et compétences essentielles de la part du directeur du projet telles que :
- La délégation de pouvoir
- La supervision
- La communication
- La gestion du personnel
- La faculté de s’exprimer en public
- Etc.
Le succès du projet dépendra des aptitudes des responsables à obtenir le maximum des membres de leurs comités ; d’où l’importance de la motivation de ces membres. L’on s’assurera par exemple que :
- La valeur du projet est comprise par les membres
- Tous les membres ont une idée claire des objectifs à atteindre
- Les efforts individuels sont coordonnés
- Les tâches sont partagées entre participants
- Chacun est informé des progrès du projet
- Le responsable du prend une part active, accorde un intérêt personnel aux efforts et aux progrès de chaque membre de l’équipe.
Lorsque vous attribuez les responsabilités, gardez à l’esprit que des sacrifices doivent être faits ; les membres doivent renoncer à leur temps libre et à leurs loisirs jusqu’à ce que le projet soit mené à terme.
5- L’EVALUATION
Si les quatre premières étapes ont été suivies, l’évaluation sera l’étape logique pour la conclusion du projet. Le projet n’a pas été mené à terme tant que l’évaluation n’a pas été faite. Les membres, le public et même les leaders communautaires ou certains groupes désireront peut-être avoir une idée des résultats du projet.
S’il y a des échecs, il est important qu’on en tire des leçons, qu’on cherche à savoir pourquoi afin d’étudier ce qui peut être fait pour éviter la répétition des mêmes erreurs dans les projets futurs.
6- L’EXPLOITATION OU LE SUIVI
Cette étape est une évaluation de l’utilisation du projet fini. Le projet a peut-être été une réussite remarquable dans sa conception et dans sa réalisation, mais il n’a toujours pas répondu au besoin initial ni rempli sa mission ; ou encore, sa durée d’utilisation a été plus courte que prévue.
L’on se donne ici la possibilité d’assurer si nécessaire, un ‘‘service après livraison’’ qui améliorera certainement la qualité du projet et son utilisation.
Malheureusement, ces deux dernières étapes (évaluation et exploitation) sont souvent négligées, car les initiateurs de projets considèrent que mener le projet à terme est suffisant.
CONCLUSION
Les résultats obtenus dans la gestion d’un projet, reflètent l’image de marque, l’efficacité et les performances de tous ceux qui ont contribué à l’élaboration et à la réalisation de ce projet, dont ils tirent une légitime fierté et un sentiment de satisfaction.
Cela est d’autant plus vrai qu’il nous paraît important de rappeler, que ceux qui gèrent des projets doivent comprendre clairement les raisons pour lesquelles ils entreprennent ces actions. Ils doivent être convaincus qu’il est impératif de donner le meilleur d’eux-mêmes pour conduire dans les moindres détails, les différentes étapes de leur projet afin de parvenir à des résultats concrets et bénéfiques.
Si vous appartenez à une organisation et que vous êtes choisis pour conduire un projet, acceptez ce défi en ayant à l’esprit que vous occupez un poste important qui vous permet d’accomplir beaucoup de bonnes choses non seulement pour l’organisation, mais aussi pour vous-même et …
Prenez-y du plaisir.
