Travailler en commission
SOMMAIRE
Introduction
A- La Commission
I- Définition
II- Constitution de la Commission
III- Identification des domaines de résultat
B- Travailler en Commission
I- Le Chef d’équipe
II- Les membres
III- Le plan d’action
C- Le Volontaire
I- Définition
II- Caractéristiques
III- Rôle
D- Travailler avec des gens
I- Créer des relations positives
II- Le leadership dans une organisation de volontaires
Conclusion
Introduction
Être utile et s’affirmer suppose qu’on a traduit son désir ardent de voir réaliser ce qu’on souhaite en faits tangibles par l’action. Mais, l’action ne peut être efficace que si elle est entreprise dans un environnement et un cadre qui offrent la possibilité de mettre en pratique ses acquis, de tester ses capacités ou d’améliorer ses connaissances et aptitudes au contact d’autres individus.
Ce cadre où l’on reçoit l’essentiel de sa formation et la plénitude du développement de ses facultés au moyen de ce qu’on y fait, est au sein d’une organisation : la ‘‘Commission’’.
Le fait de découvrir nos talents inutilisés et de les développer en aptitudes et en sens pratique constitue l’essence de ce qu’offre le ‘‘travail en commission’’ et les opportunités qu’il représente.
«Se rassembler est un début,
Etre ensemble est un succès
Travailler ensemble c’est la réussite.»
Paroles de Henri Ford pour mettre en évidence l’importance du travail en groupe.
Ce document essaiera d’en exposer les différents aspects et tentera aussi de préciser ce qui caractérise ‘‘le volontaire’’ et comment le motiver pour en tirer le maximum.
A- La Commission
I- Définition
Dans ce contexte, la commission est un ensemble de personnes réunies volontairement ou désignées par une autorité, ou encore choisies en son sein par une assemblée, pour l’examen, le contrôle, le règlement de certaines affaires, l’étude d’un projet ou de sa mise en place, la surveillance de divers actes.
II- Constitution de la commission
Si vous avez la responsabilité du choix de vos collaborateurs, vous serez amenés à prendre toutes les éventualités en ligne de compte avant de sélectionner les membres de votre équipe. Voici les choses à rechercher :
- Avoir à l’esprit une idée bien claire du travail
- Faire une liste de toutes les obligations du travail
- Résumer les responsabilités spécifiques et les exigences du travail
- Identifier les traits de caractères et les talents requis pour l’exécution efficace des tâches.
Une fois le groupe constitué, la commission, à l’image de l’organisation, se dotera d’une structure interne comprenant :
- Un Président (Chef d’équipe, Directeur)
- Un Secrétaire
- Un Trésorier
- Des membres.
Des responsables seront ensuite nommés pour la gestion des projets déterminés par l’identification des différents domaines de résultats.
III- Les domaines de résultats
Pour faire participer tous les membres et pour remplir la mission assignée à la commission, la mission sera divisée en domaines de résultats ; ce sont les domaines sur lesquels l’attention doit être concentrée et qui mettent en évidence les résultats programmés. Ce sont par exemple :
- Les finances
- L’administration
- La formation
- Les programmes
- La publicité
- Les relations publiques
- La communication
- Les services offerts aux membres
- La planification
- Etc.
Des cahiers de charges énumérant les tâches à effectuer, seront préparés en tenant compte des domaines de résultats identifiés, et seront clairement expliqués à ceux qui les exécuteront.
B- Travailler en commission
I- Le Chef d’équipe
Cette fonction est le premier échelon d’importance dans la hiérarchie des leaders d’une organisation. C’est une période où vous dirigez en faisant votre apprentissage, où vous acquérez de solides compétences en gestion du personnel et de bonnes bases en matière d’organisation et de gestion de projet.
Il vous faudra dans un premier temps :
1. clarifier vos fonctions en obtenant une description détaillée du poste
2. bien connaître et comprendre les objectifs de votre domaine de résultat.
3. Avec votre prédécesseur, discuter des responsabilités du poste ; vous faire transmettre les dossiers en sa possession concernant l’activité.
4. Déterminer vos propres objectifs en les gardant dans le cadre de ceux de l’organisation.
5. Etablir un système de fichier et le mettre continuellement à jour.
6. Etablir un plan d’exécution pour réaliser les objectifs.
7. Bien vous familiariser avec les statuts et règlements de l’organisation, les règles de procédure des réunions, les techniques de rédaction des rapport et des lettres.
8. Comprendre la hiérarchie administrative et la place que vous occupez dans celle-ci ; la respecter.
9. Savoir de qui obtenir une autorisation et comment procéder en cas de besoin.
10. Vous exercer à communiquer efficacement en public.
11. Surtout, être enthousiaste, positif, bien organisé et loyal.
II- Les membres de l’équipe
Le membre de l’équipe doit savoir pourquoi il en fait partie, pourquoi telle tâche lui a été confiée, ce qu’il doit faire pour aider l’ensemble du groupe.
Il ne cherchera pas à s’affirmer de façon égoïste et seulement motivé par sa seule réussite. Il doit être inspiré par un désir sincère de servir ses collègues membres et de contribuer au bien-être de sa communauté.
Ci-dessous, il trouvera certaines réponses à des questions qu’il pourrait probablement se poser :
1. Pourquoi doit-il se rendre disponible ?
Parce que c’est un défi intéressant. Cette tâche peut l’aider dans sa vie professionnelle ou familiale, et lui apporter des satisfactions.
2. Quand doit-il se rendre disponible ?
Après avoir lu entièrement les statuts et règlements de l’organisation ; bien compris les procédures de réunion et les tâches qui lui sont confiées ; lorsqu’il se sent prêt pour passer à l’action.
3. Qui peut l’aider à remplir sa mission ?
Les responsables de l’organisation ; les anciens membres ; sa famille ; ses amis ; les formations liées à sa tâche ; des ouvrages traitant du sujet.
4. Comment peut-il le mieux assurer ses responsabilités ?
En s’inspirant de toute nouvelle disposition concernant l’organisation ou sa tâche ; en assistant aux réunions prévues à cet effet ; en ayant foi en ses propres compétences en établissant des fichiers fiables ; en étant organisé ; en respectant le plan préparé pour la réalisation de ses tâches.
5. Où doit-il se rendre pour garantir le succès de son entreprise ?
A toutes les réunions et rencontres parlant du sujet ; à des cours dispensés à cet effet ; vers les responsables d’autres organisations ayant des projets similaires.
6. Sur quoi doit-il concentrer son attention ?
Sur l’apprentissage de ses responsabilités ; l’amélioration de ses compétences ; l’organisation de son emploi du temps ; les décisions du comité ; ses besoins et ses objectifs ; son plan d’action.
III- Le plan d’action
Ce sont six étapes qui permettent la mise en place d’un projet orienté vers le succès. Il comprend :
1. L’enquête : pour déterminer les besoins réels des cibles et les projets qui s’y attachent.
2. L’analyse : pour établir la liste des besoins et des projets à étudier en les classant par ordre de priorité.
3. La planification : qui divisera le projet retenu en plusieurs tâches pour sa réalisation ; à savoir :
a- la mission ou la raison d’être du projet
b- les domaines de résultats
c- les objectifs de chaque domaine de résultat
d- les stratégies pour réaliser chaque objectif
e- les étapes d’action de chaque stratégie.La planification permettra aussi d’établir le budget nécessaire au financement du projet.
4. l’action : le projet est mis en place et chaque participant s’occupe à remplir sa part de responsabilité jusqu’à ce que le projet soit mené à terme.
5. l’évaluation : étape qui fait ressortir les points forts et les points faibles du projet, et les améliorations à lui apporter.
6. l’exploitation ou le suivi : pour voir si le projet répond aux besoins réels des cibles et si son utilisation correspond aux prévisions.
C- Le volontaire
I- Définition
Considérons à travers cette définition que le volontaire est une personne qui entreprend de son propre gré l’exécution de services et de tâches qui ne lui sont pas normalement dévolus.
II- Caractéristiques
- Le volontaire n’est pas motivé par un salaire
- C’est un adulte capable de dire ‘‘non’’
- Il souhaite avoir accès à tout ce qui concerne sa tâche
- Il désir que l’on réagisse à ses conseils et à ses suggestions
- Il n’est pas accoutumé à la pression,
- Il prend son temps pour soumettre des suggestions ou des conseils.
- Il a horreur des reconnaissances et des félicitations qui ne correspondent pas à
ses mérites et capacités réels.
III- Rôle et devoirs
- Le volontaire doit cultiver l’esprit d’équipe
- Il doit s’adapter à l’équipe et respecter les restrictions auxquelles sont soumis
les autres membres ;
- Avoir le sens de l’amitié du bénévolat ;
- Produire un rapport pour chacune de ses activités ;
- Rester en dehors de la politique interne de l’organisation ;
- Il doit poser des questions pour mieux comprendre sa mission et la tâche qui lui est assignée ;
- Il doit respecter la hiérarchie et les règles qui régissent le groupe.
D- Travailler avec des gens
Que votre équipe se compose de vous et d’une autre personne ou d’un groupe plus important, de membres statutaires ou de volontaires, essayez toujours de respecter les trois étapes importantes du management du personnel pour travailler efficacement avec vos collaborateurs.
1. La conscience : vous devez prendre conscience du potentiel d’autrui par l’identification de ses forces et faiblesses. Vous serez ainsi à mesure de l’utiliser efficacement.
2. L’orientation : orientez-le dans le sens de l’organisation et de l’équipe. Il doit épouser les idées du groupe.
3. Le rapport avec ses besoins : soyez au courant de ses besoins ; établissez un rapport entre la tâche à accomplir et ses intérêts, ses talents ses objectifs personnels.
I- Créer des relations positives
Avant de commencer à faire des choses qui créeront des relations positives avec les autres, vous devez déterminer pour vous-même pourquoi vous faites ces choses.
Si vous êtes aimable avec les gens seulement parce que vous voulez les rallier à votre cause, pour qu’ils vous aident à atteindre vos objectifs ou pour qu’ils coopèrent avec vous, vous n’arriverez à rien. Ils s’en apercevront tôt ou tard et prendront leurs distances.
Vous réussirez à travailler avec autrui lorsque vous serez capable de développer la compréhension réelle, la compassion, la confiance et la sollicitude pour lui Seule une situation présentant confiance et entente mutuelles permettra un bénéfice pour les deux parties.
1. Donnez aux autres le sentiment de leur importance.
Chacun souhaite être important aux yeux d’autrui. Toute personne qui est capable de donner ce sentiment d’importance à autrui possède un avantage pour ouvrir les voies de communication avec d’autres personnes.
2. Préoccupez-vous des problèmes de la personne.
Quand une personne a un problème, il n’y a rien de plus important pour elle à ce moment-là. Elle aimerait que vous vous intéressiez à ce problème.
Ecoutez la personne parler de son problème comme si c’était la chose la plus importante au monde, car pour cette personne ça l’est effectivement, et vous aurez à nouveau ouvert une ligne de communication.
3. Soyez juste et honnête dans vos relations.
Chaque fois que vous profitez injustement d’autrui dans n’importe quelles circonstances, vous éliminez une personne de plus de votre liste de gens avec qui vous pouvez avoir des rapports positifs.
4. Souvenez-vous des petites choses.
Ce sont de petites choses qui font l’individu. Combien faut-il de temps pour dire ‘‘merci’’, ‘‘s’il vous plaît’’, dire ‘‘bon anniversaire’’ à quelqu’un avec qui on doit avoir à travailler ? N’est-ce pas une bonne manière d’introduire les débats ?
Les petites choses de ce genre ne prennent pas de temps et peuvent être les éléments qui créeront justement des rapports positifs.
5. Développez l’attitude correcte.
- Ne craignez pas de faire des erreurs et remerciez humblement ceux qui vous les font remarquer.
- Tenez toujours vos promesses, respectez vos engagements.
- Tendez une oreille attentive aux idées et suggestions des autres.
- Soyez sincère, honnête, sérieux, responsable, compréhensif.
- Donnez toujours le bon exemple, et maintenez-vous en forme.
II- Le leadership dans une organisation de volontaire
Le leader efficace et compétent est celui qui est capable d’inciter les gens à atteindre un objectif ou un but particulier ; de se motiver et motiver les autres ; d’obtenir le maximum de soutien et d’effort du groupe ; de percevoir et reconnaître un problème et de le solutionner ; d’élever la vision et le niveau de performance du groupe au-dessus du niveau normal ; de stimuler les autres à vouloir faire des choses qu’ils ne feraient pas normalement.
Il doit donc faire appel à :
- Son expérience
- La confiance en soi
- La planification et la fixation des buts
1- Les types de leaders
Les styles de leadership les plus connus sont les styles autocratiques, laisser faire et démocratique. Chaque style ayant ses propres caractéristiques, les leaders doivent savoir les varier ou les combiner en fonction des personnes et des situations.
* L’Autocratique : Il s’agit d’un leader efficace qui prévoit tous les détails et accepte les responsabilités et les mérites pour toute action. Il se préoccupe plus des systèmes et procédures et garde les informations pour lui-même. Il produit de bons résultats, mais le groupe devient trop dépendant de lui et manque d’assurance. Style conseillé quand le groupe n’est pas qualifié ou lorsque l’on se trouve dans une situation de chaos.
* Le laisser faire : Ce leader laisse agir les personnes à leur guise et écoute plus qu’il ne parle. Il fait implicitement confiance à ses collaborateurs et pense que les gens se motivent eux-mêmes et n’ont pas besoin d’encouragements pour travailler. Il est très indulgent en ce qui concerne le respect des délais, des procédures et de l’accomplissement des résultats. Ce style peut être utilisé quand les membres du groupe sont hautement motivés, qualifiés et expérimentés.
* Le Démocratique : Il considère le groupe comme une unité et délègue ses responsabilités. Sa principale préoccupation est le groupe dans son ensemble et les besoins des membres. Un tel leader aide le groupe à fixer ses buts et n’a pas besoin d’être le centre de toutes les activités. Il fait confiance, est compréhensif et sensible aux sentiments exprimés par ses collaborateurs. Style à utiliser quand on veut obtenir des résultats dont tout le groupe se sent responsable, et quand on désire la participation active et une production harmonieuse du maximum des membres.
2- Responsabilités du leader
Etre un bon leader n’est peut être pas une tâche facile, mais vous pouvez faire en sorte que cela devienne une expérience enrichissante, si vous connaissez bien vos responsabilités qui se résument en ces quelques points :
- Encourager les membres à faire connaître leurs opinions et à proposer des solutions.
- Stimuler une évaluation critique pour trouver la meilleure solution.
- Faire confiance aux compétences des membres pour surmonter les défis.
- Savoir écouter et ne donner son opinion que lorsque tous se sont exprimés.
- Eviter de trop influencer les décisions du groupe.
- Encourager la discussion avant la prise de décision.
- Orienter les membres selon leurs besoins dans l’accomplissement des missions.
3- Fonctions du leader
Les fonctions d’un leader peuvent varier d’un groupe à l’autre selon les objectifs, mais les principales restent les mêmes, à savoir :
- Déterminer ses finalités et les adapter à des buts et objectifs concrets et spécifiques.
- Etablir clairement les responsabilités pour les activités.
- Guider le processus de planification.
- Donner à tous les membres la possibilité de contribuer.
- Régler les affaires quotidiennes.
- Exécuter le plan en accord avec les buts et objectifs.
- Maintenir le niveau d’activité.
- Guider les membres dans les changements de plan.
- Contrôler les efforts et les résultats.
Le leader doit être bien préparé et avoir une vision de l’avenir. Il doit aussi prendre conscience de sa position dans la hiérarchie de l’organisation et accepter les limitations qui vont de pair avec ses responsabilités.
Conclusion
Cette étude a été faite pour rappeler à chacun que l’on travaille certes pour soi-même, mais qu’en s’unissant à d’autres personnes engagées dans des activités similaires, l’on accomplit davantage avec moins d’efforts.
Chaque membre est une personne individuelle avec ses propres intérêts et désirs. Cependant il peut s’unir à d’autres pour la réalisation d’objectifs communs afin de former une équipe efficace.
Mais, c’est au chef d’équipe de faciliter la tâche à tous. Il doit montrer la voie en établissant un rapport entre les objectifs du groupe et les objectifs individuels de ses membres. Il doit également les encourager à s’identifier à l’équipe et à en être fiers. Cela force le chef d’équipe lui-même à être fier du groupe. C’est son équipe, il doit oublier les problèmes et se concentrer sur les opportunités qui s’offrent à lui et ses collaborateurs.
