Conduite efficace de réunion
INTRODUCTION
I - LA CONDUITE DE REUNION
1- La réunion (Définition et but)
2- Les types de réunion
3- La préparation de la réunion
a- La convocation
b- La salle
c- La disposition de la salle
d- Le matériel d’appui
e- L’animateur
f- Types d’animateurs
g- Les participants
h- Types de participants
4- Comment présider une réunion
II - LA PROCEDURE PARLEMENTAIRE
1- Généralités
a- Origine et but
b- Avantages
2- Gestion de l'assemblée
a- Intervenir dans les débats
b- La motion
c- Les types de motion
III - QUE FAIRE APRES LA REUNION
CONCLUSION
INTRODUCTION
Combien de fois n'avons-nous pas, à certaines réunions, entendu des personnes s’écrier : “Nous ne pouvons pas continuer la réunion de cette manière !”
Ce cri reflète l'état d'âme de tous ceux qui, exaspérés ou dépités par les tournures anarchiques et tapageuses prises par ces rencontres, ressentent la nécessité de prendre part à des assemblées bien organisées, d'où l'on sort enrichi d'expériences nouvelles, et surtout, satisfait d'avoir pu apporter sa contribution aux débats.
Le présent cours nous expose l'ensemble des règles sur lesquelles s'appuie la majorité des organismes internationaux, pour mieux gérer les réunions officielles. Il tient compte de tous les aspects qui concourent à la maîtrise parfaite d’une réunion, de quel type qu’elle soit.
En plus des avantages évidents liés à la formation à la direction et à la pensée disciplinée, dérivées des débats concis et des discussions bien dirigées qu’il offre, ce cours nous donne aussi une leçon sur le fonctionnement de la démocratie : l’ensemble des règles qu’il présente, permet des discussions libres et des décisions consensuelles.
Nous vous le conseillons, pour une bonne compréhension des procédures de gestion des réunions, et comme support pour la conduite efficace de vos séances de travail.
I - LA CONDUITE DE REUNION
1 - La réunion (Définition et but)
La réunion est la rencontre de plusieurs personnes, en vue de la confrontation et la fusion de leurs intelligences, leurs réactions émotives et affectives, leurs susceptibilités spontanées, dans le but de :
Débattre d'un sujet
- Informer ou s'informe
- Déclencher une action
- S'organiser pour ou contre quelque chose
- Promouvoir
- Protester
- Ecouter un discours
- Résoudre des problèmes
- Prendre une décision
- Etc.
La tenue d'une réunion force les individus à regarder les problèmes en face, et à reconsidérer leurs hypothèses et leurs préjugés.
2- Les types de réunion
Les réunions diffèrent selon leur but. Notons celles qui suivent:
- Réunion d'information descendante: (L'information vers le groupe)
Exemple:
- Le chef de service qui informe ses collaborateurs des nouvelles dispositions en vigueur dans l'entreprise.
- Le compte rendu d'une activité, fait par un membre qui l'a vécue.
- Réunion d'enquête ou de sondage: (Information venant du groupe)
Exemple:
Réunion pour recueillir des avis sur l'organisation d'une manifestation, ou dans le cadre d'une entreprise, pour améliorer la productivité.
- Réunion visant à résoudre un problème
Exemple:
Règlement de litiges entre partenaires ou collègues.
Règlement de différends entre les services concurrents.
Mise en place d'une stratégie, d'une politique générale pour le
fonctionnement du groupe.
- Réunion pour analyser le fonctionnement du groupe
Exemple:
Organisation du travail à faire.
Attribution des tâches (Cahiers de charges).Critique,
évaluation d'une manifestation passée. Etc.
- Réunion de communication consommatoire
Exemple: Toute réunion informelle.
3- Préparation de la réunion
Toute réunion doit avoir un but. Elle doit s'organiser selon son objectif et le nombre de ses participants, dont elle doit prendre en considération les besoins et les intérêts.
Le lieu de la réunion doit s'adapter à son objet, et il faut accorder une importance aux facteurs suivants:
a- La convocation
Elle doit parvenir aux participants au moins sept (07) jours avant le jour de la
réunion , et doit mentionner:
- Le nom du destinataire
- La date précise de la réunion
- Le lieu
- L'heure du début et de fin de la réunion
- L'ordre du jour
- La participation financière (si cela est prévu)
- Le plan d'accès (en annexe si nécessaire)
b- La salle
Il faudra vérifier:
- La présence d'un lutrin
- La qualité et la quantité des tables et chaises
- Les installations électriques (interrupteurs, prises, ampoules)
- La sono (micros, amplis, et hauts parleurs)
- La climatisation et les aérateurs
- L'effet des bruits extérieurs
- La possibilité de parking
- La présence de toilettes et leur disponibilité
L'on procédera ensuite au nettoyage des lieux et à la disposition des meubles selon le but de la réunion.
d- Le matériel d'appui
Préparer minutieusement:
- Les tableaux - craies - brosses
- Les vidéos-projecteurs (si nécessaire)
- Les carafes, verres à eau, mouchoirs jetables
- Des cendriers
- Des corbeilles à papier
- Les insignes individuels (badges etc.)
- Les crayons - papiers - stylos à bille, etc.
- Les perforateurs - agrafeuses et agrafes
- Des règles et des ciseaux
- De la colle et des bandes adhésives, etc.
La disponibilité de ces éléments évitera bien de perturbations.
e- L'animateur
Il préparera soigneusement l'ordre du jour de la réunion, vérifiera à l'avance la disponibilité des rapports et leurs contenus afin d'avoir une idée maîtresse sur chaque point de l'ordre du jour, en vue d’orienter les débats au cas ou ils s'écarteraient de son objectif. Il doit être perçu comme un :
- Régulateur: pour apaiser les tensions qui naissent au cours de la réunion
- Facilitateur : pour faire progresser le groupe vers l'objectif
- Motivateur : pour susciter le maximum d'idées et les harmoniser.
Des questions idoines à chaque situation l'y aideront s'il les utilise à bon escient.
Exemples de Questions:
* Question ouverte: “Que pensez-vous de ... ? ” ; Ce type de question encourage l'auditoire.
* Question fermée: “As-tu l'intention de sortir? ” ; Réponse par oui / non. Fait gagner du temps.
* Question directe: “Luc, comment trouves-tu le rapport de ... ? ” ; incite l’interpelé à prendre la parole.
* Question écho ou relais: Renvoie au groupe une question posée par un participant au lieu d'y apporter soi-même la réponse.
* Question test: “Colette, peux-tu résumer l'idée de Max ? ” ; vérifie l'attention et la compréhension d'un sujet par l'auditoire.
* Question relance: “Oui mais est-ce que... ? ” ; relance une question qui n'a pas obtenu de réponse satisfaisante.
f- Types d'animateurs
- L'autocratique: autoritaire et tyrannique. Tient à atteindre l'objectif fixé en n'appliquant que sa propre procédure
- Le Semi-autocratique : cherche à atteindre l'objectif en imposant la procédure acceptée par tous
.
- Le Démocratique: tient compte des avis des autres en appliquant la procédure vigueur dans le groupe. L'objectif n’est pas toujours atteint.
- Le Débonnaire: affiche une certaine faiblesse émanant de sa trop grande bonté. Objectif rarement atteint.
g- Les participants
Ils doivent avoir à l'esprit que le but de leur présence à la réunion, est l'apport qu'ils représentent. Ils auront donc à :
- Se préparer avant la rencontre
- Arriver à l'heure pour permettre à la séance de commencer à temps
- Eviter les conversations d'ordre privé et divergent
- Accepter de prendre les décisions en groupe (participer aux votes)
- Préparer soigneusement et par écrit leurs rapports et leurs différentes interventions.
h- Les types de participants
On distingue neuf (9) types de participants qu'il faudra à l'animateur de gérer avec tact s'il veut mener le groupe vers l'objectif fixé. Ce sont:
Le bagarreur: l'empêcher de monopoliser les débats en utilisant les travaux de groupe. Rester calme et ne pas se laisser entraîner.
Le sage ou le correct: Ses opinions et réponses s'alignent sur l'objectif. Il respecte la procédure en vigueur et n'abuse pas de la parole. Susciter le maximum d'idées de lui.
Le monsieur “je sais tout” : Il fait le connaisseur et est très susceptible. Il sabote le plus souvent. Le dévier et faire en sorte que le groupe sape ses théories.
Le bavard: L'amener à reformuler son intervention ou celle des autres. Lui rappeler l'heure et l'objectif de la réunion. L'interrompre avec tact.
Le timide: Le regarder souvent et noter le peu qu'il dit. Lui poser des questions faciles pour augmenter sa confiance en soi.
L'opposant : Lui, il est contre. Faire jouer son ambition. Utiliser ses connaissances et son expérience si possible.
Le dormeur: Ne s'intéresse à rien. L'interroger sur ses propres activités. L'amener à donner des exemples.
Le grand Seigneur: Ne pas le critiquer. Utiliser la technique du “oui mais. . .”
Le rusé : Essaye de confondre l'animateur et de le piéger. Utiliser des questions relais ou écho.
4 - Comment présider une réunion
Le Président de séance fait le succès ou la ruine d'une réunion.
Les conseils suivants l'aideront à mieux gérer ses assemblées.
- Ouvrir la séance à l'heure
- Vérifier le quorum
- Définir clairement le but de la réunion
- Faire adopter l'ordre du jour
- Faire adopter une motion de temps (si nécessaire)
- Faire respecter l'ordre du jour
- Clôturer la réunion à l'heure.
Une réunion de travail étant une réunion professionnelle, ne la convertissez pas en réunion de salon. Elle devrait consister en quatre étapes:
- Etude de la question
- Proposition de solution
- Evaluation des possibilités
- Prise de décision et considération des résultats.
Pour bien orienter les discussions et stimuler la créativité des participants;
- Ne jouez pas à l'important
- Utilisez le contact visuel
- Commencez toujours la réunion à l'heure
- Commencez la réunion par une vue d'ensemble du travail à faire
- Soyez un guide, un médiateur; explorez et stimulez les discussions
- Accordez autant d'attention aux signes extérieurs qu'aux paroles
- Chargez-vous directement des éléments perturbateurs
- Ne permettez pas aux participants d'interrompre les discussions
- Gardez la discussion dans les limites du sujet traité
- Cherchez un consensus
- Votez sur tous les sujets
- Après avoir raisonnablement discuté du sujet, rappelez le point traité
- Concluez la réunion en passant en revue ce qui a été accompli
- Concluez la réunion à l'heure.
Efforcez-vous surtout à afficher les qualités suivantes :
- Ne pas trop parler (phrases brèves et faire preuve de clarté)
- Ne pas laisser la discussion s'égarer
- Poser des questions précises
- Affecter à chaque point de l'ordre du jour un temps
- Décourager les envolées oratoires et les citations d'écrivains en vogue
- Ne pas laisser l'auditoire se rire d'un intervenant
- Se soumettre à la décision de la majorité, mais si celle-ci va contre les lois du pays ou les principes de l'organisation, la rejeter
- Faire preuve d'impartialité
- Amener l'auditoire à respecter la procédure parlementaire.
II- LA PROCEDURE PARLEMENTAIRE
1- Généralités
a- Origine et but:
La procédure parlementaire a été élaborée au Royaume-Uni en vue de la législature suprême de ce pays. C'est d'elle qu'est tirée la procédure appliquée aux réunions officielles, dans plusieurs pays, avec quelques amendements pour l'adapter aux us et coutumes locaux.
Elle permet de conduire une réunion de façon méthodique, afin de faciliter son déroulement et d'aboutir à des décisions communes.
b- Avantages .
Les avantages résultant de l'application de la procédure parlementaire se résument en un “D.R.O.P”.
Décision prise à la majorité
Réunion ordonnée
Opportunité pour tous de s'exprimer
Protection des minorités.
2- Gestion de l'assemblée
a- Intervenir dans les débats
On peut s'exprimer en obtenant la parole. Celui qui désire l'obtenir doit se lever ou lever la main et s'adresser à l'animateur. La parole est accordée au premier participant qui se sera manifesté après que l'orateur précédent se sera tu. Lorsque plus d'une personne demande la parole au cours des débats il faut observer les règles suivantes:
- Priorité à celui qui fait une motion (même s'il est le dernier à demander la parole)
- Personne ne se voit accorder deux fois la parole avant que tous ceux qui le désirent ne se soient exprimés sur la question
- Tous les interlocuteurs doivent obtenir la parole afin que tous les points de vue sur la question soient exprimés
- Limiter le temps de parole de chacun.
On ne prend la parole à tour de rôle que quand le Président de séance le désire.
Si l'on présente un rapport, on en fait lecture avant la motion. Après la motion, c'est le lecteur du rapport qui se voit accorder le premier le droit de parole (au cas où il aurait à faire un rajout ou à rectifier une erreur).
On peut retirer le droit de parole par l'intermédiaire d'une motion.
b- la motion
C'est une proposition. Elle définit l'action à entreprendre, détermine qui l'exécutera et le moyen de la réaliser.
Elle doit être soigneusement rédigée pour éviter toute confusion, et son énoncé doit guider clairement la discussion vers ses aspects importants.
Elle est introduite par “je propose. . . ” et comprend:
- L'énoncé de ce qu'on propose de faire
- Qui le fera
- Quand
- Les moyens (financiers ou matériels).
Le Président de séance fera ensuite“ soutenir” ou “appuyer” la motion.
Si celle-ci est soutenue par au moins un participant hormis son auteur, alors le Président de séance la fera discuter, et éventuellement amender, avant de passer à son adoption par vote.
On ne doit soumettre à discussion qu'une seule motion à la fois. Ce qui évitera toute possibilité de confusion et expédiera l'action.
Certaines motions peuvent être amendées. L'amendement dans ce cas devra être adopté en suivant la même procédure que la motion à laquelle elle s'attache avant de poursuivre la discussion de la motion amendée ou pas.
c- Les types de motion
Pour mener à bien la réunion et empêcher une minorité de gêner les débats ou de perdre le temps de tous en discutant de questions non conséquentes, l'on accorde la préséance à certaines motions qui ont un but précis, et que le groupe doit considérer en temps opportun.
Motion principale: Elle permet de réaliser une partie des objectifs du groupe. C’est la motion qui précise l'accomplissement du travail.
Exemple: Motion pour l'adoption d'un budget.
Motion subsidiaire: Elle vient en appui à la motion principale en vue de faciliter l'exécution de cette dernière.
Exemple: Motion d'amender - de référer au comité etc.
Motion incidente: Cette motion est incidente par rapport à la prise en considération des objectifs et remplit une fonction parlementaire utile.
Exemple: Motion d'ordre - appel nominal- suspension d'article - ajourner sine die etc.
Motion privilégiée: Elle permet l'examen d'une question particulière avant toute autre motion qui peut être débattue à ce moment.
Exemple: La motion de procédure - le préalable - l'information - la motion d'ordre.
III - Que Faire Après La réunion
- Remercier encore les participants
- Fixer la date de la prochaine réunion
- Lever la séance (après avoir demandé de ranger tout le matériel)
- Mettre la salle en état de propreté
- Eteindre toutes les lumières
- Arrêter climatiseurs et aérateurs
- Fermer portes et fenêtres
Le Secrétaire de séance doit à son tour :
- Rédiger un compte rendu ou un Procès Verbal de la réunion qui doit s’en tenir essentiellement à l’objet de la réunion
- Transmettre des exemplaires aux intéressés (si possible).
- Rappeler à chaque responsable les tâches à accomplir avant la prochaine réunion.
Conclusion
La conduite d'une réunion est un art qui, pris comme tel, doit se cultiver si l'on veut aboutir à une solide formation à la direction, et à une discipline intellectuelle remarquable. Pour y parvenir, il faut au Président de séance:
- Une bonne, voire une longue préparation de la réunion
- Une connaissance parfaite de la qualité de l'auditoire
- Une maîtrise et une application correcte de la procédure parlementaire.
Toutefois un bon Président de séance doit constamment garder à l'esprit que,dans n'importe quel type de réunion, il est parfois plus important de traiter avec les individus que de s'en tenir à tout prix au règlement.
BZR
